Nada consume más tiempo en un cierre o en una fecha límite de presentación que un documento que es devuelto rechazado después de haber sido notarizado. Ahora tiene que repetir toda la cita — nuevas firmas, nueva notarización, y la fecha límite contra la que corría se acaba de hacer más ajustada. La mayoría de los rechazos se remontan a una de un pequeño puñado de causas, y cada una de ellas es evitable si sabe qué buscar.
1. El nombre en su identificación no coincide con el documento
Esta es la razón más común, por un amplio margen. Si su documento dice "Roberto J. García" y su licencia de conducir dice "Roberto García," eso es una discrepancia que un notario está obligado a señalar. Los apellidos de soltera, las iniciales del segundo nombre faltantes y los sufijos (Jr., III) hacen tropezar a la gente constantemente. Si su nombre legal ha cambiado o varía entre documentos, menciónelo antes de su cita para que podamos hablar sobre lo que se necesita.
2. Firmar antes de la cita, cuando el documento requería un jurat
Algunas notarizaciones requieren que firme frente al notario, después de prestar juramento — eso es un jurat, y firmar de antemano lo invalida. Otras, los reconocimientos, son más flexibles. Si no está seguro de cuál aplica, lo más seguro es dejar el documento sin firmar hasta su cita. Cubrimos la distinción completa en nuestro artículo sobre reconocimientos versus jurats.
3. Una identificación vencida
Un notario no puede aceptar una licencia de conducir o pasaporte vencido como identificación, sin excepciones. Verifique la fecha de vencimiento antes de su cita, no en la mesa.
4. Lenguaje de certificado incorrecto o faltante
El certificado notarial — el párrafo que confirma qué tipo de notarización ocurrió — debe coincidir con lo que realmente sucedió en la firma. Si a un documento le falta ese lenguaje por completo, un notario adjunta un certificado suelto que coincida con el acto notarial correcto. Si ya está impreso con el tipo incorrecto, eso puede causar problemas con ciertas partes receptoras que lo esperan exactamente como fue redactado. Este es un caso en el que informar a su notario con anticipación para qué es el documento nos ayuda a detectar una discrepancia antes, no después, de la firma.
5. Falta un requisito de testigos
Algunos documentos — ciertos testamentos, ciertas escrituras en circunstancias específicas — necesitan tanto un notario como testigos separados. Ese requisito proviene del documento mismo o de la ley que lo rige, no de nosotros, por lo que vale la pena confirmar con quien redactó el documento si se requieren testigos además de la notarización.
6. Espacios en blanco dejados en el documento
Un notario generalmente no notarizará un documento con espacios en blanco evidentes en campos clave — una fecha vacía, un monto en dólares sin completar, un nombre faltante. Esos vacíos parecen una invitación para que alguien altere el documento después del hecho, que es exactamente el tipo de fraude que la notarización existe para prevenir. Llene cada campo antes de su cita, o póngase en contacto con quien preparó el documento para informarse sobre lo que aún falta.
7. Que no se presenten todos los firmantes requeridos
Si un documento necesita dos o tres firmas y solo una persona se presenta, ese documento no está completo y, dependiendo de la situación, puede necesitar ser notarizado nuevamente una vez que todos hayan firmado — no puede agregar una firma a una página ya notarizada más tarde y que cuente. Confirme quién necesita estar presente antes de la cita, no durante la misma.
Cada una de estas es una solución de cinco minutos si la detecta antes de sentarse a firmar. Cada una de ellas cuesta repetir todo el proceso si la detecta después.
¿Quiere una segunda opinión antes de su cita?
Envíenos una foto de su documento con anticipación y señalaremos cualquier cosa que probablemente cause un problema — campos en blanco, lenguaje de certificado faltante, cualquier cosa.
La preparación de cinco minutos que previene las siete
Verifique la fecha de vencimiento de su identificación, confirme que su nombre legal coincida con el documento, no firme el documento si no está seguro de si necesita un jurat, llene cada campo en blanco y confirme que cada firmante requerido estará presente. Preparamos una guía más completa en nuestra lista de verificación para citas si desea la versión completa antes de su próxima firma.
Qué sucede realmente después de un rechazo
Si una parte receptora devuelve un documento notarizado, la solución es casi siempre la misma: el documento se vuelve a notarizar correctamente, desde cero. No se puede tachar un error en una notarización existente e inicial la corrección — el certificado notarial debe reflejar con precisión lo que sucedió, por lo que uno defectuoso se reemplaza por completo, no se edita. Dependiendo de lo que salió mal, eso podría significar una firma completamente nueva (si el documento subyacente mismo tenía un problema) o solo un certificado corregido adjunto a las mismas páginas firmadas (si el papeleo estaba bien pero el lenguaje de notarización era incorrecto). De cualquier manera, vale la pena llamar a quien solicitó el documento para confirmar exactamente qué necesitan antes de presentarse para la segunda ronda — no quiere arreglar un problema y descubrir otro en la próxima cita.
Por qué esto sucede más con ciertos tipos de documentos
En mi experiencia, los rechazos se agrupan en torno a documentos que pasan por varias manos antes de que alguien detecte un problema — paquetes de préstamo revisados por compañías de títulos y prestamistas, presentaciones judiciales revisadas por secretarios, documentos de bienes raíces revisados por registradores del condado. Una declaración jurada de un solo firmante que va directamente a un destinatario tiende a tener menos oportunidades de que algo pase desapercibido. Eso no es una razón para ser menos cuidadoso con documentos simples — es solo donde he visto que el patrón aparece más.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable si un documento es rechazado — el notario o el firmante? Depende de la causa. Un notario que usó el lenguaje de certificado incorrecto cometió un error; una identificación vencida o una discrepancia de nombre recae más del lado del firmante, aunque un notario cuidadoso debería detectarlo antes de proceder de cualquier manera.
¿Cuesta extra repetir una notarización rechazada? Si el error fue nuestro, no. Si es una nueva cita porque su documento cambió o surgió un nuevo problema, eso generalmente se trata como una firma nueva.
¿Puedo solucionar una discrepancia de nombre trayendo una segunda forma de identificación? A veces, si ayuda a establecer la conexión entre los nombres — un certificado de matrimonio que muestra un cambio de apellido de soltera, por ejemplo. Mencione la discrepancia cuando reserve para que podamos planificarlo.
Cómo se comunican generalmente los rechazos
La mayoría de las veces, no escuchará "esta notarización está rechazada" en esas palabras. Una compañía de títulos podría decir que un documento "no pasó la suscripción", un secretario judicial podría decir que una presentación fue "devuelta para corrección", un banco podría simplemente pedirle que vuelva. La causa subyacente es a menudo el mismo puñado de problemas cubiertos anteriormente, incluso cuando el lenguaje que lo describe varía según la industria. Si recibe cualquier versión de esta noticia, pregunte directa y específicamente qué necesita ser corregido — un vago "hubo un problema con la notarización" no es información suficiente para corregirlo realmente, y es perfectamente razonable insistir y pedir claridad al respecto.
Si el problema se remonta a cómo se notarizó originalmente un documento, la mayoría de los notarios — incluidos nosotros — trabajaremos con usted para corregirlo rápidamente, ya que un error de nuestra parte es exactamente eso: nuestro error para arreglarlo.
En resumen
Ninguna de estas siete causas es complicada una vez que sabe qué buscar. Ese es realmente el objetivo de este artículo — la mayoría de los rechazos no son causados por nada inusual en su situación, solo un pequeño detalle predecible que es fácil pasar por alto e igual de fácil de detectar.