Imparto el curso de certificación notarial varias veces al año, y la sección de notarización remota en línea siempre recibe la misma reacción: alivio de que exista, seguido inmediatamente de "espera, ¿entonces puedo hacer esto por Zoom?" No exactamente. La RON es real, es legal en Kansas y puede ahorrarle un viaje — pero es un proceso específico y regulado con sus propios requisitos de equipo e identidad, no una videollamada con pasos adicionales.
Qué es realmente la RON
La notarización remota en línea permite que un notario comisionado notarice un documento para alguien que no está físicamente en la sala, utilizando tecnología de audio y video. Pero "videollamada" subestima lo que está sucediendo técnicamente. Una plataforma RON adecuada maneja varias cosas que un chat de video normal no hace:
- Verificación de identidad — más allá de solo mostrar su identificación a la cámara, las plataformas RON generalmente realizan un análisis de credenciales de su identificación y preguntas de autenticación basadas en conocimientos extraídos de registros públicos, para confirmar que usted es quien dice ser.
- Sello y firma electrónica a prueba de manipulaciones — no una imagen escaneada de un sello, sino un certificado notarial protegido criptográficamente.
- Una sesión grabada — la grabación de audio y video de la notarización misma se conserva, además de la entrada habitual en el registro del notario.
Todo esto se ejecuta a través de plataformas RON aprobadas, no de una aplicación de videollamadas de uso general. También es por eso que las notarizaciones RON suelen tener una tarifa ligeramente diferente a la de una firma presencial — hay tecnología y registro de respaldo detrás que una notarización estándar no requiere.
Qué no es la RON
No es lo mismo que enviar por correo electrónico un documento escaneado y firmado y llamarlo notarizado — eso no es una notarización en absoluto, remota o de otro tipo. Tampoco es universalmente aceptada. Algunas partes receptoras — ciertos tribunales, ciertas instituciones fuera del estado, ciertos destinatarios internacionales — no aceptan documentos RON, o tienen sus propias reglas al respecto. Si no está seguro de si la parte que recibe su documento aceptará una notarización remota, vale la pena confirmarlo antes de programar una, de la misma manera que le diría que confirme si un documento necesita notarización.
Cuándo la RON realmente tiene sentido
En mi experiencia, la RON demuestra su utilidad en algunas situaciones específicas: usted está fuera del estado o del país y necesita una notarización de Kansas, necesita algo notarizado fuera del horario comercial normal y no puede esperar, o simplemente prefiere hacerlo desde casa y su documento y su destinatario aceptan una notarización remota. Para muchas notarizaciones locales cotidianas, sin embargo, una cita presencial o móvil es igual de rápida y no requiere que configure un software de grabación y pase una verificación de identidad basada en conocimientos primero.
Qué necesitará si elige esta opción
- Un dispositivo con cámara y micrófono funcionales, y una conexión estable a internet
- Una identificación con foto válida, emitida por el gobierno, que pueda escanearse o fotografiarse claramente
- Suficiente privacidad durante la llamada para responder preguntas de verificación de identidad honestamente sin que alguien más en la sala le esté dando indicaciones (esto toma desprevenida a la gente — el notario debe estar razonablemente seguro de que no está siendo entrenado)
La tecnología cambia lo que significa "estar en la sala". No cambia lo que una notarización realmente certifica — que usted se presentó, fue identificado y firmó voluntariamente. La RON simplemente traslada la parte de "presentarse" a una pantalla, con salvaguardas adicionales para compensarlo.
¿Se pregunta si la RON es adecuada para su situación?
Díganos qué necesita notarizar y dónde se encuentra — le diremos honestamente si la opción remota funciona o si una cita presencial es la mejor opción.
Dónde están las reglas actualmente
Kansas es uno de los estados que ha autorizado la notarización remota en línea, como parte de su ley general de actos notariales, pero los detalles específicos — qué plataformas están aprobadas, qué estándares de verificación de identidad se aplican, qué honorarios están permitidos — son el tipo de detalle que se actualiza periódicamente. Si desea la información oficial actualizada sobre cualquiera de estos temas, la oficina de la Secretaría de Estado de Kansas es la fuente autorizada, no una publicación de blog, incluso una escrita por alguien que enseña el curso de certificación. Me mantengo al día porque lo necesito para mis clases; aún así le enviaría a la fuente primaria antes de que confíe en cualquier requisito técnico específico que mencione aquí.
RON vs. notarización electrónica presencial — una distinción que vale la pena conocer
Los estudiantes en mi curso a menudo confunden estos dos términos, así que permítanme aclararlo. La notarización remota en línea (RON) es de lo que trata principalmente este artículo — el firmante y el notario están en diferentes ubicaciones físicas, conectados por tecnología de audio y video. La notarización electrónica presencial (a veces llamada IPEN) es diferente: el firmante y el notario están en la misma sala, exactamente como una notarización tradicional, pero el documento en sí se firma y sella electrónicamente en lugar de en papel. Algunos notarios ofrecen una, la otra, ambas o ninguna, dependiendo de su equipo y las plataformas en las que están configurados. Si un documento con el que está tratando especifica una u otra, vale la pena confirmar cuál ofrece realmente su notario antes de asumir.
Por qué la distinción importa en la práctica
Ciertas partes receptoras — prestamistas particulares, tribunales particulares — tienen preferencias o requisitos sobre qué método aceptarán, independientemente de si la ley de Kansas lo permite. Esta es otra versión del consejo que repito a lo largo de estos artículos: los requisitos de la parte receptora y los permisos legales del estado son dos preguntas diferentes, y necesita respuestas a ambas antes de elegir un método.
Preguntas frecuentes
¿Los tribunales tratan una notarización RON de manera diferente a una presencial? Una notarización RON debidamente ejecutada tiene el mismo peso legal que una presencial según la ley de Kansas. La aceptación por una parte receptora específica es una pregunta práctica separada que vale la pena confirmar.
¿Puedo usar RON para un documento que también necesita una apostilla? Esto se complica rápidamente, ya que los procesos de apostilla se construyeron en gran medida alrededor de documentos en papel y sellos físicos. Si su documento necesita viajar al extranjero, me inclinaría por una notarización presencial a menos que haya confirmado específicamente que el país receptor acepta un documento apostillado notarizado electrónicamente.
¿Qué sucede con la grabación de video después? Se conserva como parte del registro oficial del notario, de acuerdo con los requisitos de mantenimiento de registros de Kansas para actos notariales.
Si está eligiendo entre notarios que ofrecen RON
No todos los notarios autorizados para realizar RON usan la misma plataforma, y la experiencia puede diferir — algunas plataformas son más fluidas que otras, algunas se integran mejor con ciertas compañías de títulos o prestamistas, y la velocidad de procesamiento para el paso de verificación de identidad puede variar. Si está comparando opciones, es razonable preguntar a un notario qué plataforma usa y si es una con la que su parte receptora ha trabajado antes. Un notario que ha realizado docenas de firmas RON en una plataforma particular generalmente lo moverá a través de los pasos técnicos más rápido que uno que rara vez la usa, de la misma manera que cualquier herramienta se vuelve más fácil con la repetición.
También sugeriría gentilmente hacer una prueba de su cámara y micrófono antes de la cita real, especialmente si no se siente particularmente cómodo con la tecnología de videollamadas. Es algo pequeño, pero es la diferencia entre pasar su cita enfocado en el documento y pasar los primeros diez minutos resolviendo problemas de audio.
Mi opinión honesta, después de veinte años haciendo esto a la manera tradicional
No creo que la RON reemplace la notarización presencial, y no creo que esté destinada a hacerlo. Es otra herramienta en el kit, útil en circunstancias específicas e innecesaria en la mayoría de las situaciones cotidianas. Juzgue cada situación por sí misma, no por qué método suene más moderno.