Cómo Prepararse para su Cita Notarial: Una Lista de Verificación Simple

Hace unos años vino un caballero con un documento hermosamente preparado, a tiempo, listo para firmar — y sin identificación. La había dejado en su otra chaqueta. Tuvimos que reprogramar, y él estaba más avergonzado que yo, lo cual es decir mucho, porque lo he visto pasar más veces de las que puedo contar. Casi nunca es el documento lo que hace tropezar a la gente. Son las pequeñas cosas a su alrededor. Así que aquí están las pequeñas cosas, explicadas claramente.

La lista de verificación

• Una identificación con foto vigente emitida por el gobierno. Licencia de conducir o pasaporte, sin vencer, con un nombre que coincida con su documento. Esta es la razón más común por la que las citas se reprograman — verifique la fecha de vencimiento antes de salir de casa.
• Su documento, sin firmar — generalmente. A menos que ya sepa que solo necesita un reconocimiento (donde una firma previa está bien), déjelo sin firmar y traiga un bolígrafo de su preferencia. Si no está seguro de qué tipo aplica, esto explica la diferencia en términos sencillos.
• Cada firmante, en persona. Si más de una persona necesita firmar el documento, todos deben estar presentes — no podemos notarizar una firma de alguien que no está físicamente presente, sin importar cuánto se confíen entre sí.
• Todos los campos en blanco completados. Fechas, cantidades en dólares, nombres — cualquier cosa que requiera el documento debe estar completa antes de firmar, no dejarse abierta "para llenar después."
• Una forma de pago. Pregunte al reservar qué formas de pago se aceptan, para que no sea una sorpresa en la mesa.

Si su documento requiere un jurat

Este merece repetirse por sí solo: si su documento requiere que jure o afirme que su contenido es verdadero, debe firmarlo en presencia del notario, después del juramento — no antes. Si ya ha firmado un documento con jurat en casa, necesitaremos que lo firme nuevamente durante la cita. Traerlo sin firmar evita todo el problema.

Qué no hacer

• No firme nada de antemano si no está seguro de si requiere un jurat.
• No deje espacios en blanco "para después" — un notario generalmente no notarizará un documento con vacíos evidentes en campos clave.
• No asuma que un apodo o nombre de soltera estará bien si no coincide con su identificación — menciónelo con anticipación.
• No espere hasta la cita para averiguar quiénes deben estar presentes. Confírmelo la noche anterior, a más tardar.

Nueve de cada diez veces, las citas que transcurren sin problemas son aquellas en las que alguien dedicó dos minutos a verificar su identificación y su documento la noche anterior. Es genuinamente así de simple.

Si nosotros vamos a usted

Para una cita móvil en su casa, oficina o centro de cuidado, un poco de preparación adicional ayuda: una mesa clara y bien iluminada para trabajar, y — lo digo con cariño, habiendo firmado documentos con la nariz curiosa de un perro apoyada en mi codo más de una vez — un plan para mantener a las mascotas alejadas del papeleo durante diez minutos. Si la cita es en un lugar como un hospital, también vale la pena leer nuestro artículo sobre notarización para familiares ancianos o con movilidad reducida, que cubre algunos detalles específicos de centros que esta lista no incluye.

Elementos adicionales que vale la pena traer, según su documento

• Poder notarial — traiga la información del agente (nombre legal completo) incluso si no va a asistir, ya que a menudo se hace referencia a él en el documento mismo.
• Documentos de bienes raíces — cualquier cheque de caja o confirmación de transferencia que su compañía de títulos haya especificado, y confirme de antemano si ambos cónyuges deben firmar, aunque solo uno esté en el préstamo.
• Documentos comerciales — traiga prueba de su autoridad para firmar en nombre de la compañía si no es el único propietario: acta constitutiva, una resolución o un acuerdo operativo que lo nombre.
• Declaraciones juradas para presentaciones judiciales — traiga el número de caso y cualquier instrucción proporcionada por el tribunal sobre formato o lenguaje requerido, ya que los tribunales pueden ser particularmente exigentes con esto.
• Documentos destinados al extranjero — menciónelo al reservar; puede cambiar si solo la notarización es suficiente o si también necesitará una apostilla.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si me doy cuenta a mitad de la cita de que me falta algo? Le diremos claramente qué falta y, cuando sea posible, reprogramaremos rápidamente en lugar de hacerle comenzar todo el proceso de reserva de nuevo.

¿Puede otra persona llenar el documento por mí de antemano? Sí, escribir a máquina o a mano el contenido está bien — lo que importa es que usted personalmente firme (o reconozca su firma) en presencia del notario, no quién preparó el documento.

¿Hay algo que NO deba traer? No realmente, aunque si su documento contiene información sensible que no se sienta cómodo teniendo brevemente visible para otra persona en la habitación durante una cita móvil, menciónelo de antemano para que podamos planificar la privacidad.

Una muestra de cronograma semanal

Si le gusta trabajar con un horario, aquí le sugiero aproximadamente cómo distribuir el tiempo antes de una cita notarial para algo como un poder notarial o un cierre:

• Una semana antes: confirme que el documento esté completo y averigüe si requiere un jurat o un reconocimiento, si aún no lo sabe.
• Unos días antes: confirme la disponibilidad de cada firmante requerido y verifique que la identificación de todos esté vigente.
• El día anterior: haga una lectura final para detectar espacios en blanco, y guarde el documento sin firmar si pudiera necesitar un jurat.
• El día de la cita: traiga su identificación, el documento y unos minutos de paciencia — la mayoría de las citas avanzan más rápido de lo que la gente espera una vez que todo lo anterior está resuelto.

Nada de esto tiene que sentirse como un proyecto. Para un solo documento simple, la mayor parte se reduce a "tome su identificación y preséntese." Vale la pena detallarlo principalmente para las citas que involucran múltiples firmantes, un documento del que no está completamente seguro, o una fecha límite que no puede permitirse incumplir — exactamente las situaciones en las que un poco de planificación evita un apuro.

Por qué repito "verifique su identificación"

Sé que parece una pequeñez en la que insistir, pero en todos los artículos de este blog, la identificación vencida o no coincidente es el hilo más común. No es que la gente sea descuidada — es que a nadie se le ocurre verificar la fecha de vencimiento de un documento que usa constantemente, de la misma manera que no pensaría en verificar la fecha de su propia licencia de conducir antes de ir al supermercado. Una cita notarial es uno de los pocos momentos en la vida cotidiana donde esa fecha realmente importa, que es exactamente por qué es el detalle que la gente olvida. Configure un recordatorio en su teléfono un mes antes de que venza su licencia si puede — resuelve este problema permanentemente, no solo para una cita.

Nada de esto pretende hacer que un simple trámite se sienta como tarea escolar. La mayor parte se reduce a dos cosas: traiga una identificación vigente y no firme hasta que esté seguro. Todo lo demás en esta lista existe principalmente para capturar las pocas situaciones en las que esas dos reglas por sí solas no son suficientes — e incluso entonces, rara vez es más que una conversación de dos minutos para resolverlo antes de comenzar. Traiga lo que tenga, pregunte sobre lo que no esté seguro, y de ahí en adelante lo manejamos juntos.