No poder salir de casa físicamente no descalifica a nadie para notarizar un documento. Quiero decirlo claramente desde el principio, porque creo que muchas familias asumen que sí, y posponen el papeleo durante meses como resultado. Lo que significa es que el notario debe ir al firmante, no al revés — y ese es exactamente el tipo de cita que hago con más frecuencia.
La única regla que nunca se flexibiliza
El firmante debe estar físicamente presente, y debo estar razonablemente segura de que entiende lo que está firmando y de que no está siendo presionado. Eso es todo — esa es la única parte no negociable. Todo lo demás, dónde nos reunimos, a qué hora, cuánto tiempo nos tomamos — es flexible en función de lo que funcione para la persona que realmente firma.
Dónde ocurren estas citas
- Hogares particulares — el más común, y generalmente el más fácil. Una mesa de cocina con buena luz funciona bien.
- Hospitales — Llamaré antes a la estación de enfermería para confirmar las políticas de visitas y si el piso necesita aviso previo. Algunos hospitales tienen su propio notario disponible; vale la pena preguntar antes de llamar a uno externo.
- Residencias asistidas y centros de enfermería — similar a los hospitales, la mayoría tiene procedimientos para visitantes externos como yo, y el personal de recepción generalmente los conoce bien.
- Cuidados paliativos — tomo estas citas con calma y en silencio, a propósito. No hay razón para apresurar una firma solo porque el tiempo parece escaso.
Un breve comentario sobre la capacidad mental — la versión corta
Entro en más detalle en el artículo sobre notarización de un poder notarial, pero la versión corta aplica a cualquier documento: debo poder confirmar, mediante una conversación sencilla, que la persona que firma entiende lo que hace el documento. Eso no es una evaluación médica de mi parte — solo una conversación básica. Si no puedo llegar a esa conclusión, debo pausar la cita, y eso es cierto independientemente de cuánto necesite la familia que se haga ese día.
Adaptaciones para dificultades auditivas, visuales o de comunicación
Si alguien tiene problemas para oír, ver el documento claramente o comunicarse verbalmente, dígamelo antes de la cita para que podamos planificar en consecuencia — letra más grande, más tiempo, escribir las preguntas en lugar de hacerlas en voz alta, lo que sea útil. Si alguien se comunica a través de un intérprete, eso también funciona, aunque cambia la forma en que se documenta la cita, así que menciónelo cuando programe, no cuando llegue a la puerta.
Despacio está bien. En silencio está bien. Lo que necesito es una comprensión genuina por parte de la persona que firma, como sea que lleguemos a ella — y las familias que planifican eso con anticipación hacen que toda la visita sea más fácil para todos, especialmente para la persona al centro de la misma.
¿Necesita que un notario visite a un familiar?
Hogar, hospital o centro de cuidado — dígame la situación y cualquier adaptación que pueda ayudar, y planificaré la visita en consecuencia.
Cómo pueden ayudar las familias
Lo más útil que puede hacer un familiar es darle espacio al notario y al firmante para hablar directamente, en lugar de responder preguntas en nombre del firmante — incluso con las mejores intenciones, eso puede dificultar que confirme que el firmante entiende las cosas por sí mismo, que es el objetivo principal de la visita. Más allá de eso: tenga el documento listo, tenga la identificación a mano y no dude en hacer preguntas antes de comenzar. Para el aspecto de cuidado más allá de la logística de notarización, el artículo de Eldgin sobre PODER notarial y mi propia guía para cuidadores valen la pena leerlos.
Cuando la tutela ya está establecida
Si un familiar ya tiene un tutor designado por el tribunal para la persona que necesita firmar un documento, eso cambia el panorama. Dependiendo del alcance de la tutela, el tutor puede ser el autorizado para firmar ciertos documentos en nombre de la persona, en lugar de que la persona firme por sí misma. Si esa es su situación, traiga la orden de tutela a la cita — necesitaré verla para confirmar qué está realmente autorizado a hacer el tutor, ya que las órdenes de tutela pueden ser amplias o limitadas estrictamente a decisiones específicas.
Sobre el costo, ya que surge a menudo
Las familias a veces dudan en llamar a un notario móvil para un familiar anciano, asumiendo que es un gasto adicional significativo en comparación con una notarización gratuita en un banco. Generalmente hay una tarifa de viaje modesta involucrada, cubierta con más detalle en nuestro artículo sobre tarifas notariales, pero en comparación con el costo de transportar a alguien que está frágil, enfermo o simplemente no puede viajar de manera segura, rara vez es el factor decisivo que la gente espera.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la persona es no verbal pero aún puede comunicarse mediante gestos o escritura? Eso puede funcionar, siempre y cuando pueda confirmar por algún medio confiable que entiende lo que está firmando y que elige hacerlo. Infórmeme sobre el método de comunicación con anticipación para que podamos planificar la cita adecuadamente.
¿Notarizará un documento si un familiar insiste en que es urgente pero el firmante parece inseguro? No — la urgencia por parte de la familia no cambia el requisito de que el firmante entienda y consienta. Prefiero reprogramar que notarizar algo de lo que no estoy segura.
¿Puedo estar en la habitación durante la firma? Generalmente sí, aunque puedo pedir hablar con el firmante a solas brevemente para confirmar su comprensión sin que nadie más responda por él o ella.
Trabajar con el personal del centro
Los hogares de ancianos y las residencias asistidas ven notarios con suficiente frecuencia que la mayoría tiene una rutina para ello, incluso si no está documentada en ningún lado. El personal de recepción o de enfermería generalmente puede decirle rápidamente si hay un proceso de registro preferido, si el centro tiene restricciones para visitantes externos durante ciertas horas, o si prefieren un aviso por escrito anticipado en lugar de una llamada el mismo día. He descubierto que ser directo sobre por qué estoy allí — "Soy notaria, aquí para una firma programada con un residente" — hace que las cosas avancen más rápido que tratar de explicar toda la historia a quien esté en el mostrador. El personal generalmente no participa en la firma en sí, pero a menudo son quienes pueden llevarme a la habitación correcta rápidamente, lo cual importa más de lo que la gente espera cuando el centro es grande.
Algo que las familias a veces no saben: no puedo confiar en que el personal del centro garantice la identidad o el estado mental de un residente en lugar de mi propia evaluación. Agradezco su ayuda para llevarme a la puerta correcta, pero la confirmación real — identidad, comprensión, voluntad — debe provenir de mi propia conversación con el residente, cada vez.
Nunca es demasiado temprano para preguntar
Prefiero recibir una llamada de una familia que no está segura aún si necesitará este servicio a que una familia espere hasta una situación hospitalaria urgente para saber que existe. Si un padre o familiar está envejeciendo y ya puede imaginarse una futura cita como esta, no dude en llamar ahora con preguntas, incluso si nada está programado aún. No cuesta nada preguntar, y significa una cosa menos que resolver después, en un momento en que tendrá muchas otras cosas en mente.
La distancia y las limitaciones de movilidad son problemas logísticos, no legales, y los problemas logísticos tienen solución. Si la situación de un familiar le ha impedido notarizar algo, ese es exactamente el tipo de llamada que vale la pena hacer, aunque solo sea para preguntar qué es posible antes de asumir que no lo es.