Un poder notarial es un documento extraño de firmar, porque no estás aceptando algo — le estás dando a otra persona la capacidad de aceptar cosas en tu nombre. Los poderes financieros permiten que tu agente administre cuentas bancarias, pague facturas o venda propiedades a tu nombre. Los poderes médicos permiten que tu agente tome decisiones de salud si tú no puedes. Es mucha autoridad para poner en una sola hoja de papel, que es exactamente por qué el paso de la notarización importa más aquí que en la mayoría de los documentos que manejo.
Esto es lo que realmente sucede cuando llevas un poder notarial a una cita notarial, y lo que tiende a salir mal.
Quién debe estar presente
El otorgante — la persona que concede la autoridad — debe comparecer personalmente, con una identificación con foto vigente, y firmar el documento frente al notario (o reconocer una firma que ya hicieron, dependiendo del lenguaje del certificado; consulte nuestro artículo sobre reconocimientos versus jurats si desea la distinción). La persona que recibe la autoridad — el agente — generalmente no necesita estar presente para la notarización en sí, aunque algunos bancos e instituciones posteriormente piden ver la identificación del agente cuando se utiliza el poder notarial. Si no estás seguro de si tu institución receptora quiere que el agente esté presente también en la firma, vale la pena hacer una llamada rápida antes de la cita.
Qué significa "duradero" y por qué generalmente es el punto central
La mayoría de los poderes notariales que la gente trae están destinados a permanecer vigentes si el otorgante queda incapacitado posteriormente — eso es lo que hace que un poder sea "duradero", y generalmente es la razón principal por la que alguien lo está redactando: tener un plan establecido antes de que una crisis de salud lo haga necesario. Si un documento específico califica como duradero bajo la ley de Kansas depende de cómo esté redactado, lo cual es una cuestión legal, no notarial. Si no has hecho que el documento sea redactado o revisado por un abogado aún, vale la pena hacerlo antes de tu cita notarial, no después.
La parte que me tomo más en serio: la capacidad
A los notarios de Kansas no se les permite notarizar una firma si tenemos una creencia razonable de que el firmante no entiende lo que está firmando, o está siendo presionado para hacerlo. Esto no es una formalidad para mí — he tenido citas donde hice algunas preguntas simples ("¿entiende que este documento le da a otra persona autoridad para administrar sus finanzas?") y detuve la firma porque las respuestas me generaron incertidumbre. Eso no es hacer una determinación médica sobre demencia o capacidad; es un estándar mucho más bajo — ¿puede esta persona decirme, en sus propias palabras, qué está a punto de firmar? Si no puede, no puedo proceder, y tampoco puede ningún otro notario que actúe de buena fe.
Esto es más importante con familiares mayores o enfermos, que es exactamente la situación sobre la que mi colega Walt escribe en su guía para cuidadores sobre notarizar poderes notariales médicos y financieros — vale la pena leerla antes de programar una cita para un padre o familiar, especialmente en cuanto a la oportunidad.
El mejor momento para firmar un poder notarial duradero es mucho antes de que se necesite — mientras la persona que lo otorga es incuestionablemente capaz de entender y explicar lo que está firmando. Esperar a que una crisis ya esté en marcha es la razón principal por la que las firmas de poderes notariales se complican.
Errores comunes que hacen que un poder notarial sea rechazado después
- Faltan firmas de testigos — algunos poderes notariales requieren testigos además de la notarización; el documento en sí debe especificar esto, y vale la pena verificarlo antes de tu cita.
- Discrepancias de nombre — el nombre del otorgante en el poder notarial debe coincidir exactamente con su identificación con foto, incluidos segundos nombres o sufijos. Los bancos no perdonan esto.
- Firmar antes de la cita — si el lenguaje del certificado requiere un juramento (raro para poderes notariales, pero sucede con ciertas declaraciones juradas adjuntas), firmar de antemano invalida la notarización.
- Usar una identificación vencida o que no coincide — trae una identificación con foto vigente, emitida por el gobierno, con un nombre que coincida con el documento.
Para una lista más amplia, consulta nuestro artículo sobre por qué se rechazan las notarizaciones — la mayoría aplica también aquí.
¿Tiene un poder notarial listo para firmar?
Lo notarizaremos en nuestra oficina o donde el otorgante esté más cómodo — incluso en un hospital o centro de cuidado, si ahí se encuentra.
Si el otorgante no puede viajar
Esto surge con la suficiente frecuencia como para que merezca una nota aparte: si la persona que otorga el poder notarial está en un hospital, un centro de cuidado, o simplemente no puede salir de casa, ese es exactamente el tipo de cita para la que existe nuestro servicio de notario móvil. Iremos a ellos. Lo que no podemos hacer es notarizar una firma de alguien que no está físicamente presente — esa parte del proceso no tiene solución alternativa, móvil o no, así que programa la cita alrededor de donde sea que el otorgante se encuentre realmente.
Poderes notariales "diferidos" vs. inmediatos
Una distinción que surge con la suficiente frecuencia como para explicarla: algunos poderes notariales entran en vigor en el momento en que se firman, y el agente puede actuar en nombre del otorgante de inmediato. Otros son "diferidos" — solo entran en vigor una vez que se cumple una condición específica, más comúnmente que un médico certifique que el otorgante ha quedado incapacitado. Qué tipo estás firmando es una decisión de redacción, tomada antes de que el documento llegue a un notario, pero vale la pena saber cuál tienes, porque afecta cómo y cuándo tu agente podrá realmente usarlo. Si tu documento no dice claramente qué tipo es, esa es una pregunta para quien lo redactó, no algo que un notario pueda determinar leyendo entre líneas.
Revocar o reemplazar un poder notarial anterior
Si estás firmando un nuevo poder notarial para reemplazar uno anterior, menciónalo durante tu cita. Algunas personas asumen que un nuevo poder notarial automáticamente cancela el anterior; en la práctica, es más limpio revocar formalmente el documento anterior por escrito y notificar a cualquier institución que dependía del anterior que ya no es válido. Podemos notarizar una revocación de la misma manera que notarizaríamos el nuevo poder notarial en sí.
Preguntas frecuentes
¿Puede una misma persona tener poder notarial médico y financiero? Sí, la misma persona puede ser nombrada como agente para ambos, o puedes nombrar a diferentes personas para cada uno — esa es una decisión que se toma cuando se redacta el documento.
¿Qué pasa si el otorgante quiere nombrar a más de un agente? Los documentos pueden nombrar co-agentes, a veces requiriendo que ambos actúen juntos y a veces permitiendo que cualquiera actúe de forma independiente. Nuevamente, eso está determinado por la redacción, no por la notarización.
¿El notario se queda con una copia del poder notarial? Mantenemos una entrada en el registro que documenta que la notarización ocurrió, no una copia completa del documento en sí, de acuerdo con la práctica estándar de mantenimiento de registros.
Un detalle que vale la pena saber: formularios de poder notarial específicos de bancos
Incluso después de haber firmado un poder notarial debidamente redactado y notarizado, algunos bancos y corredurías le pedirán a tu agente que también complete el formulario de poder notarial interno de la institución antes de que le permitan al agente actuar en la cuenta. Esto no es un requisito legal — es una política que algunas instituciones financieras adoptan para limitar su propia responsabilidad, y puede tomar por sorpresa a las familias cuando asumieron que el poder notarial notarizado por sí solo sería suficiente. Si tu agente necesitará administrar cuentas en un banco específico, vale la pena llamar a ese banco con anticipación para preguntar si tienen sus propios requisitos de papeleo además del poder notarial en sí. Es mejor descubrirlo antes de una emergencia que durante una.