La mayoría de la gente asume que "notarizar algo" es una sola cosa que se hace o no se hace. No lo es. Los notarios de Kansas realizan varios actos notariales distintos, y los dos que encontrará constantemente — reconocimientos y jurats — no son intercambiables, aunque la página final puede verse casi idéntica para alguien que no mire con atención. Use el incorrecto, y un banco, compañía de títulos o tribunal puede devolverle su documento de inmediato.
Me preguntan sobre esto más que casi cualquier otra cosa, así que aclaremos esto adecuadamente.
La diferencia en una oración
Un reconocimiento confirma que usted compareció ante el notario y admitió que la firma en el documento es suya, otorgada libremente. Un jurat confirma que usted compareció ante el notario, juró o afirmó que el contenido del documento es verdadero, y luego lo firmó en presencia del notario. Uno se trata de la firma. El otro se trata de la veracidad de lo escrito.
Reconocimientos: el más común de los dos
Con un reconocimiento, técnicamente puede firmar el documento antes de su cita — lo que importa es que comparezca personalmente ante el notario y reconozca, en voz alta, que es su firma y que la firmó voluntariamente. Esta es la notarización adjunta a la mayoría de:
- Escrituras de bienes raíces y documentos hipotecarios
- Poderes notariales
- Documentos de fideicomisos y ciertos papeleos patrimoniales
- Documentos de constitución de empresas, como acuerdos operativos de LLC
El notario no está preguntando si el documento es verdadero. Una escritura no contiene declaraciones de hechos jurados como lo hace una declaración jurada — solo necesita estar claro que la persona correcta lo firmó y tuvo la intención de hacerlo.
Jurats: declaraciones juradas bajo juramento
Un jurat es un animal diferente. Aquí, no solo está reconociendo una firma — está jurando (o afirmando, si prefiere no jurar por motivos religiosos, lo cual la ley de Kansas permite) que lo escrito en el documento es verdadero, según su leal saber y entender. Debido a eso, dos cosas cambian: debe firmar el documento en presencia del notario — no antes — y el notario administra un juramento verbal primero. Típicamente verá un jurat adjunto a:
- Declaraciones juradas y declaraciones juradas formales
- Declaraciones presentadas ante un tribunal
- Ciertas solicitudes donde está certificando hechos, no solo su identidad
Esto también es por qué mentir en una declaración jurada notarizada se toma tan en serio — no solo firmó un papel, sino que juró ante un funcionario público comisionado que su contenido era verdadero. Ese es todo el peso legal que conlleva un jurat, y vale la pena tomarse ese juramento tan en serio como se pretende.
Un detalle pequeño pero importante: documentos firmados de antemano
Esto confunde a más personas que cualquier otra cosa en mi experiencia. Si su documento requiere un jurat y ya lo firmó en casa antes de su cita, tenemos que pedirle que lo firme nuevamente frente a nosotros — un jurat legalmente requiere que la firma ocurra después del juramento, en presencia del notario. Los reconocimientos son más flexibles en este punto. Si no está seguro de cuál aplica a su documento, lo más simple es dejarlo sin firmar y traer un bolígrafo que le guste.
Qué sucede si se usa el incorrecto
El texto notarial — el lenguaje del certificado al final de la página, o en un certificado suelto adjunto — debe coincidir con lo que realmente sucedió durante la firma. Si un documento se notariza con lenguaje de reconocimiento pero la situación requería un jurat (o viceversa), la parte receptora puede rechazarlo, y tendrá que rehacer toda la notarización. Esta es una de las razones más comunes por las que los documentos son rechazados — cubrimos el resto en nuestro artículo sobre cómo evitar rechazos.
La buena noticia: no tiene que averiguar cuál necesita por su cuenta. La mayoría de los documentos ya especifican el lenguaje del certificado, y donde no lo hacen, podemos determinar en unos treinta segundos con solo mirar lo que ha traído.
Cómo saber cuál necesita su documento
Mire al final de la página, o la última página, en busca de un párrafo que comience con algo como "Estado de Kansas, Condado de ___". Si dice que el firmante "reconoció" el documento, eso es un reconocimiento. Si dice que el firmante "juró" o que el documento fue "suscrito y jurado ante mí", eso es un jurat. ¿No aparece ese lenguaje en el documento? Eso también es común — adjuntaremos el certificado suelto correcto según lo que el documento realmente requiera y lo que nos diga sobre a dónde se dirige.
¿Tiene un documento del que no está seguro?
No hay problema — la mayoría de las personas no lo están. Tráigalo tal cual, sin firmar si puede, y determinaremos qué notarización aplica antes de que firme nada.
Cómo encaja esto en el panorama general
Los reconocimientos y los jurats cubren la gran mayoría de lo que hacemos día a día, pero no son los únicos actos notariales que los notarios de Kansas realizan — también existen juramentos y afirmaciones, dar fe de firmas, y copias certificadas, cada uno con sus propias reglas específicas. No necesita memorizar nada de eso. Ese es el objetivo de llevar su documento a una cita de notarización general en lugar de intentar autodiagnosticarlo — nosotros manejamos el texto, usted se encarga de presentarse con una identificación con foto.
Un tercer acto que vale la pena conocer: juramentos y afirmaciones
Los reconocimientos y los jurats cubren la mayor parte de lo que llega a mi escritorio, pero los notarios de Kansas también pueden administrar juramentos y afirmaciones por sí solos, independientemente de notarizar un documento escrito. Esto aparece con menos frecuencia en la práctica diaria, pero existe para situaciones como una declaración oral jurada requerida antes de un procedimiento, o una deposición donde se necesita administrar un juramento antes de que se registre el testimonio. Si alguna vez ha visto una escena de tribunal donde alguien es invitado a "jurar decir la verdad", eso es funcionalmente el mismo acto que un notario puede realizar fuera de un tribunal, para propósitos más limitados. La mayoría de las personas nunca necesitarán este servicio específicamente, pero vale la pena saber que existe como una tercera categoría, distinta de los reconocimientos o los jurats.
Un ejemplo práctico
Digamos que está firmando una declaración jurada para una presentación de reclamos menores. Se presentará ante el notario, levantará la mano derecha — o afirmará, si prefiere no jurar — declarará que el contenido de la declaración jurada es verdadero, y luego lo firmará en presencia del notario. El notario entonces completa un certificado de jurat, no un reconocimiento, porque juró la veracidad del contenido, no solo que la firma es suya. Si en cambio estuviera firmando un simple reconocimiento de una escritura, omitiría el juramento por completo; el notario solo confirmaría su identidad y que está reconociendo la firma como suya.
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir afirmar en lugar de jurar? Sí — la ley de Kansas permite una afirmación para cualquier persona que prefiera no hacer un juramento por razones religiosas o personales. Ambas tienen el mismo peso legal.
¿Qué pasa si no sé cuál necesita mi documento? Tráigalo sin firmar y se lo diremos — esto es exactamente el tipo de cosa que un notario resuelve en el primer minuto de una cita, no algo que necesite diagnosticar usted mismo de antemano.
Un acto relacionado pero separado: copias certificadas
Ya que estamos en el tema de actos notariales que se confunden entre sí, vale la pena mencionar las copias certificadas, ya que a veces la gente las solicita pensando que es lo mismo que un reconocimiento. No lo es. Una copia certificada es la confirmación del notario de que una fotocopia es una copia fiel y exacta de un documento original — sin firma, sin juramento, solo una comparación y una certificación. Los notarios de Kansas pueden certificar copias de algunos documentos pero no de otros; ciertos registros oficiales, como actas de nacimiento, generalmente deben ser certificados por la agencia emisora misma en lugar de un notario. Si necesita una copia certificada, menciónelo específicamente cuando reserve, ya que es un proceso diferente tanto de un reconocimiento como de un jurat, con sus propias reglas sobre qué califica.